企業費用報銷就像一面鏡子，可以反映企業治理的方方面面：

簽署流程和簽署權力的大小反映了公司的內部控制水平；

發票審核和費用歸屬可以體現公司的稅控風險意識；

是否存在公款私用、貪污浪費，可以鑒別高管的廉潔程度；

費用的走勢可以透視公司的經營效率。

Y公司是一家供應鏈服務提供商，擁有一套完整的費用報銷。

以Y公司的費用報銷制度為例，介紹了企業費用報銷制度的建立、流程管理和風險防控策略。

一、企業費用報銷的制度建設

(一)構建費用報銷體系的原則

(1)堅持必要性、合理性、合規性和經濟性原則。

企業的每一分錢都要用在刀刃上，發揮最大價值。所以要建立規章制度，制定費用報銷標準，建立一套費用報銷制度。

(2)堅持規范報銷流程，嚴格控制的原則。

按照先審批后支出、審批權限、前條不清后不借、報銷單據附件必須齊全的要求，規范費用報銷流程，嚴格管控，防止和杜絕腐敗浪費。

(3)分類管理原則

報銷費用按對象分為差旅費和業務招待費，分別制定管理辦法進行管理。

(4)嚴格問責原則

費用報銷和貨幣資金支付的審批應建立“誰審批誰負責”的責任追究制度。審核人和批準人應對自己審核批準支付的貨幣資金負責，以防范貨幣資金風險，確保公司資金安全。違規批準支付的，對應審核人、批準人以失職論處，并對由此造成的不良后果承擔連帶責任。

(二)費用報銷管理的框架

1.制定報銷標準

差旅費根據員工級別和出差地點，分別制定交通費、住宿費和伙食費標準，分別制定餐飲費標準。超出標準，需要接待人員的上一級領導批準，否則超出部分不予報銷。

2.規范報銷流程

報銷業務招待費時，需要填寫“業務招待費申請表”，詳細注明招待時間、地點、人員等信息，經領導和相關負責人簽字后，送財務人員審核。

3.建立集中管理的費用報銷。

原則上由公司行政部統一安排費用和結算。如部門因公需要招待，需提前申請，經公司負責人批準后方可招待。

4.建立事前制度

比如員工報銷差旅費前必須提交出差申請單，報上級領導和人事審批。出差申請表上的出差日期應與出差期間開具的發票上的日期一致。

5.強化問責制度。

舞弊違紀的金額不予報銷。對已報銷的，除責令報銷人員退回違紀金額外，對報銷人員處以違紀金額5-10倍的罰款，情節嚴重的予以辭退并作進一步處理。在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下，審核人、審批人簽字報銷的，對審核人、審批人處以違規報銷金額10-50的罰款。

6.建立備用金管理制度。

如果員工因出差或其他原因借款，他/她應如實、認真地填寫借款單，并應

二、費用報銷的流程管理

完善的費用報銷流程對于費用的有效管理和控制非常重要。那么，員工報銷費用需要誰簽字？

一般來說，部門經理簽字的作用是證明業務真實，財務部簽字的目的是審核發票和金額，批準預算，財務總監簽字的目的是了解資金流向，副總或總經理簽字的目的是批準資金支出。按照這個思路，Y公司規定一般中型費用需要部門經理、財務部、財務總監、分管副總簽字，如果公司還沒有下發費用預算，則需要總經理簽字。其具體做法如下

(一)明確審批權限和控制責任。

具體來說，一是制定和完善審批流程，明確各崗位辦理業務的范圍和權限以及相應的責任；二是編制常規授權的權限指南，規定特別授權的范圍和權限，嚴格控制和監督特別授權；三是規范企業各級管理者在授權范圍內行使權力和責任；四是重大事項集體決策和審批或聯合會簽制度。比如Y公司，規定費用超過預算，公司會增加預算管理員和財務總監的審批，金額大的話，需要總經理和財務總監簽字確認。

(2)建立職責分離、相互監督的報銷管理制度。

公司規定報銷經辦人員、審核人員、付款執行、檢查的職責要分離，報領導審批、審核、付款、事后等各個環節不得由同一人執行，任何級別的業務人員都無權對自己的費用進行審核簽字，包括公司高層領導，以防止內部舞弊。

(3)優化流程，開發和提高費用報銷效率。

過去由于報銷操作復雜，員工在報銷過程中往往容易出錯，導致后期審批效率低下。為了解決這個問題，Y公司成立了研發團隊，充分利用IT技術，建立了一套人性化的費用報銷，實現了報銷費用的自動化處理，降低了報銷的差錯率，提高了工作效率。

第三，費用報銷管理和風險防控

Y公司在工作中加強了費用報銷的管理和風險防范，具體采取了以下管理和防范措施。

(1)加強預算管理。

對于偶爾發生的費用，按照用途和目的進行分類，按照檔次制定標準；對于員工各種費用的長期使用，在制定預算的同時要制定詳細的使用計劃。計劃和預算應盡可能詳細和全面，財務人員應審查計劃和預算的合理性和可靠性。在制定計劃和預算時，要充分發揚民主，及時公開討論，充分接受員工的建議。將計劃精確到周、日，更便于執行計劃。計劃執行中，有關部門應根據實際情況進行合理調整。按照計劃，對應部門的主管要按月考核，并與績效掛鉤。在費用報銷的審批中，將優先考慮預算管理范圍內的費用，對超出預算的費用必須進行更嚴格的審批。

(二)將成本管理納入成本考核體系。

需要對企業的費用報銷進行整體控制。根據實際情況，總費用指標應分解到各職能部門，再由各部門分解到各職能組和職能人員，形成“下級保證上級，一層保證下級”的指標分解體系

首先是管理高管的職務消費，重點防止高管在招待費、會議費、培訓費、差旅費、辦公用品等項目中利用職務消費進行虛報，嚴格監控權力濫用，通過公示高管費用實施全程監管。其次，要加強對虛報、超標的審核。比如，員工以給公司辦理業務為名，用燃料、餐費等私人費用中飽私囊，用其他合理票據代替不允許報銷的項目，超出預算或規定標準，甚至為虛假業務購買虛假發票。

為了防止虛報，財務人員應加強對原始憑證的審核。

比如報銷住宿費時，財務人員要核對酒水住宿費是否與出差申請表上的時間相符，是否提供酒水開具的水費單；機票費用是否以旅游行程和出差申請表為依據；報銷加班出租車費時，需要核對票面時間應與提供的加班表中的時間一致；報銷餐費時，要核對銀行信用卡上的時間和發票上的時間是否一致；報銷辦公用品時，要檢查是否有商品明細和入庫單據。通過核對原始單據的細節來驗證業務的真實性，可以杜絕虛假報銷的存在。

(4)嚴格控制支付環節。

對付款環節進行嚴格的檢查和控制，不僅可以保證會計核算的質量，避免因粗心而出錯，還可以防止出納職務犯罪的發生。

(5)加強事中事后控制。

建立費用的監控和制度，每月及時清理其他應收款，匯總報銷費用，向公司領導匯報每月費用完成情況和考核結果，及時發現問題，堵塞漏洞。

(六)加強風險防控。

費用報銷存在諸多潛在涉稅風險，如：發票審核不嚴，導致假票、無效票入賬；把工資支出當成差旅費，導致少交個人所得稅；不能全部稅前扣除的費用計入其他科目，如差旅費等，導致少繳企業所得稅；禮品作為費用報銷，比如給客戶維護買禮品。為了降低涉稅風險，費用報銷要統一，即會計分錄、憑證、審批單據、發票要一致。財務人員應嚴格控制和審核費用，避免將員工工資費用和員工福利列入費用。

總之，企業費用報銷管控是否有效，完善的報銷制度是根本，有效的流程管理是保障，合理的管控方法是途徑。在費用報銷過程中，還存在很多不確定的風險因素，需要財務人員加強學習，提高風險防范意識。同時也要求企業的每一個員工都要樹立風險防范意識。針對各企業不同的業務類型和內部組織結構，企業應從自身實際出發，建立和完善適合本企業的費用報銷制度和控制方法，確保費用報銷得到合理控制。