一是日常收支業(yè)務(wù)要規(guī)范統(tǒng)一
高校根據(jù)業(yè)務(wù)量大小,設(shè)置3-5人或以上編制憑證,所有人員力爭(zhēng)使用統(tǒng)一格式、統(tǒng)一措辭。這使得會(huì)計(jì)賬簿反映整體一致,更重要的是可以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)中“模糊”板塊的作用。所以日常收支業(yè)務(wù)采用“主謂賓”句式。即它具有經(jīng)濟(jì)行為的主體、客體和三個(gè)基本要素。雖然實(shí)施初期很難統(tǒng)一措辭,但只要大家在工作中注意溝通,相互交流,認(rèn)真總結(jié),相信很快就能做到統(tǒng)一協(xié)調(diào)。
例如,張-Ping用現(xiàn)金買了150元的辦公用筆。張-平報(bào)辦寫的
有了這個(gè)句型,當(dāng)賬目“模糊”的時(shí)候,只要輸入“張-Ping”,張*當(dāng)年和往年辦理的所有業(yè)務(wù)就一目了然了。充分體現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化方便、高效、快捷的優(yōu)勢(shì)。
第二,要“簡(jiǎn)單”和“清晰”
簡(jiǎn)潔意味著簡(jiǎn)單明了。過(guò)于簡(jiǎn)單,無(wú)法清晰表達(dá)經(jīng)濟(jì)。所以要抓住重點(diǎn),在電腦設(shè)定的字?jǐn)?shù)內(nèi),盡可能全面的表達(dá)經(jīng)濟(jì)。
例如,趙,中文系借給北京5000元購(gòu)買教材。為趙*借款和購(gòu)買材料,但不是為趙永華,更不是為了借款。
第三,要準(zhǔn)確
對(duì)于同一張反映不同經(jīng)濟(jì)體的張憑證,每個(gè)經(jīng)濟(jì)體準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)一個(gè),不能通用同一個(gè)。現(xiàn)行借貸法和會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范允許一貸多貸、一貸多貸、特殊情況下多貸的憑證編制。目前廣泛使用的會(huì)計(jì)電算化一般都有“修改”功能,為憑證準(zhǔn)確提供了條件。
比如物理系的周斌借了4000元去石家莊開(kāi)會(huì),回來(lái)報(bào)銷,差旅費(fèi)1500元;會(huì)議費(fèi)500元;給系資料室買圖要1500元;退余額,500元。每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄應(yīng)為:周-斌報(bào)四通會(huì)議旅游;周-斌報(bào)會(huì)議費(fèi);周-斌報(bào)信息費(fèi);周-Bin還借了差旅費(fèi)。如果這張憑證用的是通用的,如果暫付款中的“會(huì)議費(fèi)”科目、“資料費(fèi)”科目、“教工貸款”科目都對(duì)應(yīng)差旅費(fèi)用,那么用該科目開(kāi)賬是不可想象的。有些會(huì)計(jì)人員往往會(huì)忽略這項(xiàng)工作的細(xì)節(jié),給以后的核對(duì)、審計(jì)等一系列會(huì)計(jì)工作帶來(lái)不便。特別強(qiáng)調(diào),有銀行存款支出的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),必須反映收款人名稱,與銀行存款賬戶相對(duì)應(yīng),便于銀行存款賬戶與銀行對(duì)賬單核對(duì)。
第四,糾正錯(cuò)誤的賬戶規(guī)范
按照《河北省行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求,核對(duì)憑證后發(fā)現(xiàn),原憑證用紅色注銷時(shí),是“某月某日某憑證注銷”,同時(shí),憑證用藍(lán)色正確書寫時(shí),是“某月某日某憑證修改”。對(duì)于只有金額的會(huì)計(jì)分錄,在編制調(diào)整數(shù)字差異的憑證時(shí),是“調(diào)整某月某日的憑證”。如果修改以前年度的憑證,必須在“月、日”前加“年”字。這里需要注意的是,在取消、修改或調(diào)整張憑證時(shí),應(yīng)在修改后的憑證下方手工標(biāo)注“該憑證已于當(dāng)月某日更正”的標(biāo)記,表示該憑證已被修改。
動(dòng)詞(verb的縮寫)必要的數(shù)字需要反映在表格中。
1.需要注明時(shí)間。收到上級(jí)部門某月下?lián)艿馁Y金;每月繳納水、電、電話、保險(xiǎn)和個(gè)人所得稅;提取學(xué)生活動(dòng)費(fèi)、困難補(bǔ)助、獎(jiǎng)學(xué)金等。在某個(gè)季度;提取職工福利基金、職工教育基金、工會(huì)
例如,2003年4月,河北省教育廳向某大學(xué)撥款200萬(wàn)元。4月份給省教育廳撥款。
2.需要注明人數(shù)。發(fā)放學(xué)生生活補(bǔ)助、學(xué)生困難補(bǔ)助、勤工儉學(xué)補(bǔ)助和獎(jiǎng)學(xué)金;支付臨時(shí)工資等。應(yīng)注明流程中的人數(shù)。以便為學(xué)生管理部門和人事部門統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù),并準(zhǔn)備報(bào)表。不需要檢查每張張券所附的原始憑證,費(fèi)時(shí)費(fèi)力。只要使用“主題”部分,屏幕上就會(huì)彈出需要的數(shù)據(jù),事半功倍。
比如物理系有12個(gè)學(xué)生,總共補(bǔ)助1500元。對(duì)于12個(gè)物理專業(yè)的學(xué)生來(lái)說(shuō)。
3.需要注明數(shù)量。隨著高校招生規(guī)模的迅速擴(kuò)大,現(xiàn)有的辦學(xué)設(shè)備遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前的教學(xué)規(guī)模。需要購(gòu)置大量辦公設(shè)備和教學(xué)實(shí)驗(yàn)設(shè)備,需要報(bào)廢大量老舊固定資產(chǎn)。雖然固定資產(chǎn)賬戶反映的是資產(chǎn)數(shù)量,但為了便于隨時(shí)與固定資產(chǎn)管理部門進(jìn)行“動(dòng)態(tài)”對(duì)賬,應(yīng)當(dāng)在賬戶中注明資產(chǎn)數(shù)量。
例如,國(guó)有資產(chǎn)部門的李華,從星航儀器設(shè)備公司購(gòu)買了兩臺(tái)顯微鏡,并通過(guò)銀行匯款9800元。為李華報(bào)社購(gòu)買顯微鏡,* * 星航儀器設(shè)備公司,同時(shí)轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn),為生物系購(gòu)買兩臺(tái)顯微鏡。
總之,在注重宏觀調(diào)控的同時(shí),也要注重微觀管理。會(huì)計(jì)工作雖然只是整個(gè)會(huì)計(jì)工作的一小部分,但在會(huì)計(jì)工作走向更加科學(xué)化、規(guī)范化管理的過(guò)程中起著極其重要的作用。
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