一是日常收支業(yè)務(wù)要規(guī)范統(tǒng)一

高校根據(jù)業(yè)務(wù)量大小，設(shè)置3-5人或以上編制憑證，所有人員力爭使用統(tǒng)一格式、統(tǒng)一措辭。這使得會計(jì)賬簿反映整體一致，更重要的是可以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)中“模糊”板塊的作用。所以日常收支業(yè)務(wù)采用“主謂賓”句式。即它具有經(jīng)濟(jì)行為的主體、客體和三個基本要素。雖然實(shí)施初期很難統(tǒng)一措辭，但只要大家在工作中注意溝通，相互交流，認(rèn)真總結(jié)，相信很快就能做到統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

例如，張-Ping用現(xiàn)金買了150元的辦公用筆。張-平報(bào)辦寫的

有了這個句型，當(dāng)賬目“模糊”的時候，只要輸入“張-Ping”，張*當(dāng)年和往年辦理的所有業(yè)務(wù)就一目了然了。充分體現(xiàn)了會計(jì)電算化方便、高效、快捷的優(yōu)勢。

第二，要“簡單”和“清晰”

簡潔意味著簡單明了。過于簡單，無法清晰表達(dá)經(jīng)濟(jì)。所以要抓住重點(diǎn)，在電腦設(shè)定的字?jǐn)?shù)內(nèi)，盡可能全面的表達(dá)經(jīng)濟(jì)。

例如，趙，中文系借給北京5000元購買教材。為趙*借款和購買材料，但不是為趙永華，更不是為了借款。

第三，要準(zhǔn)確

對于同一張反映不同經(jīng)濟(jì)體的張憑證，每個經(jīng)濟(jì)體準(zhǔn)確對應(yīng)一個，不能通用同一個。現(xiàn)行借貸法和會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范允許一貸多貸、一貸多貸、特殊情況下多貸的憑證編制。目前廣泛使用的會計(jì)電算化一般都有“修改”功能，為憑證準(zhǔn)確提供了條件。

比如物理系的周斌借了4000元去石家莊開會，回來報(bào)銷，差旅費(fèi)1500元；會議費(fèi)500元；給系資料室買圖要1500元；退余額，500元。每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對應(yīng)的會計(jì)分錄應(yīng)為：周-斌報(bào)四通會議旅游；周-斌報(bào)會議費(fèi)；周-斌報(bào)信息費(fèi)；周-Bin還借了差旅費(fèi)。如果這張憑證用的是通用的，如果暫付款中的“會議費(fèi)”科目、“資料費(fèi)”科目、“教工貸款”科目都對應(yīng)差旅費(fèi)用，那么用該科目開賬是不可想象的。有些會計(jì)人員往往會忽略這項(xiàng)工作的細(xì)節(jié)，給以后的核對、審計(jì)等一系列會計(jì)工作帶來不便。特別強(qiáng)調(diào)，有銀行存款支出的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，必須反映收款人名稱，與銀行存款賬戶相對應(yīng)，便于銀行存款賬戶與銀行對賬單核對。

第四，糾正錯誤的賬戶規(guī)范

按照《河北省行政事業(yè)單位會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求，核對憑證后發(fā)現(xiàn)，原憑證用紅色注銷時，是“某月某日某憑證注銷”，同時，憑證用藍(lán)色正確書寫時，是“某月某日某憑證修改”。對于只有金額的會計(jì)分錄，在編制調(diào)整數(shù)字差異的憑證時，是“調(diào)整某月某日的憑證”。如果修改以前年度的憑證，必須在“月、日”前加“年”字。這里需要注意的是，在取消、修改或調(diào)整張憑證時，應(yīng)在修改后的憑證下方手工標(biāo)注“該憑證已于當(dāng)月某日更正”的標(biāo)記，表示該憑證已被修改。

動詞（verb的縮寫）必要的數(shù)字需要反映在表格中。

1.需要注明時間。收到上級部門某月下?lián)艿馁Y金；每月繳納水、電、電話、保險和個人所得稅；提取學(xué)生活動費(fèi)、困難補(bǔ)助、獎學(xué)金等。在某個季度；提取職工福利基金、職工教育基金、工會

例如，2003年4月，河北省教育廳向某大學(xué)撥款200萬元。4月份給省教育廳撥款。

2.需要注明人數(shù)。發(fā)放學(xué)生生活補(bǔ)助、學(xué)生困難補(bǔ)助、勤工儉學(xué)補(bǔ)助和獎學(xué)金；支付臨時工資等。應(yīng)注明流程中的人數(shù)。以便為學(xué)生管理部門和人事部門統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)，并準(zhǔn)備報(bào)表。不需要檢查每張張券所附的原始憑證，費(fèi)時費(fèi)力。只要使用“主題”部分，屏幕上就會彈出需要的數(shù)據(jù)，事半功倍。

比如物理系有12個學(xué)生，總共補(bǔ)助1500元。對于12個物理專業(yè)的學(xué)生來說。

3.需要注明數(shù)量。隨著高校招生規(guī)模的迅速擴(kuò)大，現(xiàn)有的辦學(xué)設(shè)備遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前的教學(xué)規(guī)模。需要購置大量辦公設(shè)備和教學(xué)實(shí)驗(yàn)設(shè)備，需要報(bào)廢大量老舊固定資產(chǎn)。雖然固定資產(chǎn)賬戶反映的是資產(chǎn)數(shù)量，但為了便于隨時與固定資產(chǎn)管理部門進(jìn)行“動態(tài)”對賬，應(yīng)當(dāng)在賬戶中注明資產(chǎn)數(shù)量。

例如，國有資產(chǎn)部門的李華，從星航儀器設(shè)備公司購買了兩臺顯微鏡，并通過銀行匯款9800元。為李華報(bào)社購買顯微鏡，* * 星航儀器設(shè)備公司，同時轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)，為生物系購買兩臺顯微鏡。

總之，在注重宏觀調(diào)控的同時，也要注重微觀管理。會計(jì)工作雖然只是整個會計(jì)工作的一小部分，但在會計(jì)工作走向更加科學(xué)化、規(guī)范化管理的過程中起著極其重要的作用。

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